議事録と資料作成は、
AIに渡しても揉めない仕事です。

なぜここから始めるのがはやいか

社内でAIを入れるとき、最初の1つを間違えると二度目がありません。選ぶ基準は3つあります。

• やらないと困るのに、誰もやりたがらない仕事であること
• 結果が間違っていても、人が確認すれば取り返せること
• 効果がその日のうちに分かること

議事録と資料の下書きは3つとも満たします。だから最初の1つに向いています。

議事録は「全文」を作らない

文字起こしをそのまま議事録にすると、誰も読みません。1時間の会議の全文は1万字を超えます。読み返さない記録を作るために時間を使うのは、手で書いていたときと変わりません。

出すのは次の4つだけにします。

全文は残しておいて、必要なときだけ検索できる状態にします。読むのは要点、探すのは全文、という分け方です。

資料作成でAIに任せる範囲

資料づくりで時間が消えるのは、作る作業ではなく「何を書くか決まっていない状態で画面を開いている時間」です。ここを埋めます。

骨子を先に出す

相手・目的・伝えたいことを渡して、見出しの並びを出します。並びに納得してから中身を書きます。順番が決まっていない資料は、何回書き直しても直りません。

言い回しを揃える

過去の資料を渡しておくと、社内の言い回しに寄せた文章が出ます。ゼロから書くより、直すほうが速いです。

数字は人が入れる

実績や金額をAIに書かせません。出どころのある数字を人が入れて、周りの文章だけAIに書かせます。ここを分けておくと、事故が起きません。

先に決めておく2つのこと

どの会議を対象にするか

全部の会議を対象にすると、社外秘の話も入ります。まずは社内の定例だけ、と決めて始めます。範囲を狭くするほど早く動きます。

どこで処理するか

録音した音声と議事録をどこに置くか。社外に出さないものがあるなら、出さない形で組みます。技術の都合ではなく、会社の方針で決めます。

どこから始めるか

一番回数の多い定例会議を1つ選んで、そこだけ動かします。2週間ほどで形になり、使いながら出力の粒度を直していきます。進め方はAI導入支援のページに書いています。

盛岡市内と岩手県内は対面でお伺いします。初回のご相談は無料です。

作る時間そのものが無い場合

社内で回す形を作っても、回す人の時間が無いことがあります。その場合は、資料や議事録を作る工程ごとお引き受けできます。企画、構成、図版、執筆、検品までをこちらで持ち、御社に残るのは内容が正しいかの最終確認だけです。詳しくは資料制作代行をご覧ください。

社内で回すか、外に出すか。どちらが合っているかは、その資料を毎月作り続けるのか、今回だけなのかで決まります。毎月続くものは社内で回せる形に、今回だけのものは外に出したほうが速く終わります。

議事録と資料作成についてよくいただく質問

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業種ごとの記事は記事の一覧にまとめています。書く仕事そのものを外に出す場合は資料制作代行、社内で回す形を作る場合はAI導入支援をご覧ください。